Het afgelopen jaar hebben veel kantooromgevingen grote wijzigingen ondergaan. Werken op afstand is de norm geworden. Thuiswerken houdt echter meer in dan in je ééntje achter je laptop zitten. Ook vergaderingen en conferenties worden online georganiseerd. Zijn je vergaderzalen al ingericht voor deze nieuwe manier van werken?
Hybride vergadering
Telewerken kan alleen productief zijn als werknemers over een uitstekende infrastructuur beschikken. Thuis gaat dat in de eerste plaats over de eigen ergonomische werkplek en een goede internetverbinding. Daarin kan je als werkgever eventueel een financiële bijdrage leveren.
Het gaat echter verder dan dat. Vergaderzalen blijven noodzakelijk. Niet elk personeelslid kan immers ongestoord thuiswerken. Bovendien kan het, afhankelijk van de materie, nuttig zijn om de gelaatsuitdrukkingen of lichaamstaal van de deelnemers te zien. Vergaderingen die deels thuis en deels in de vergaderzaal gevolgd worden, noemt men wel eens hybride vergaderingen. Je ruimte moet daarvoor praktisch ingericht worden. De nodige technische hulpmiddelen zijn uiteraard beschikbaar om samenwerken op afstand op een kwaliteitsvolle manier te ondersteunen.
Vergadering van de toekomst
Voor een hybride overleg is het noodzakelijk dat in de vergaderzaal de juiste uitrusting wordt geïnstalleerd. Een volledig video conferencing systeem bestaat uit een scherm, een computer, een geluidsinstallatie en een video conferencing camera. Onder andere de grootte van de ruimte bepaalt je toestelkeuze. Je video conferencing camera moet alle deelnemers in beeld kunnen brengen. Verder moet je scherm de juiste afmetingen hebben om ook achteraan zichtbaar te zijn. De investering in een kwaliteitsvolle set-up is zeker niet verloren. Nu we de geneugten van thuiswerken en online vergaderen hebben ontdekt, zal hier in de toekomst vermoedelijk wel verder op ingezet worden. De verplaatsingstijd en -kosten die worden uitgespaard, zullen ruimschoots de kosten voor de uitrusting van je vergaderzalen dekken.
Presentaties
Als je een moderne vergaderzaal inricht, denk er dan ook aan om een geschikte manier van presenteren te voorzien. Draadloos presenteren is de meest handige oplossing. Om draadloos presenteren mogelijk te maken, zijn er handige kleine toestelletjes verkrijgbaar waarmee je een scherm vanop elk besturingssysteem kan dupliceren naar een projector bijvoorbeeld. Connectieproblemen behoren tot het verleden. Heel eenvoudig, zowel in gebruik als in onderhoud. Een ander knap toestel is de digitale flipchart. Het heeft de functionaliteiten van een papieren flipchart, je kan er namelijk digitaal op schrijven en bladeren. Maar het kan uiteraard veel meer, bijvoorbeeld alles wat genoteerd werd bewaren en naar de deelnemers mailen.
De toekomst is digitaal en is ondertussen al begonnen!
